Jak księgować fundusz remontowy w spółdzielni: konto 85

Fundusz remontowy w spółdzielni mieszkaniowej ewidencjonuje się na koncie funduszy specjalnych z zespołu 8, np. 85-1 „Fundusz remontowy”, z analityką prowadzoną odrębnie dla każdej nieruchomości. Naliczone wpłaty zwiększają fundusz po stronie Ma, a faktury za roboty remontowe, zużyte materiały i koszty robót własnych zmniejszają go po stronie Wn. Ten schemat przyda się księgowym spółdzielni, członkom rad nadzorczych i mieszkańcom, którzy chcą sprawdzić, czy wpłaty z ich budynku finansują remonty tego samego budynku.

• Jak działa fundusz remontowy w spółdzielni mieszkaniowej?
• Na jakim koncie księguje się fundusz remontowy?
• Jakie zapisy księgowe stosuje się przy funduszu remontowym?
• Jak rozliczać wydatki z funduszu remontowego na poszczególne budynki?
• Czy fundusz remontowy jest opłatą eksploatacyjną?
• Jak pokazać fundusz remontowy w sprawozdaniu finansowym?
• Czym różni się fundusz remontowy w spółdzielni i we wspólnocie mieszkaniowej?
• Najczęstsze błędy w księgowaniu funduszu remontowego
• Lista kontrolna: jak ustawić ewidencję funduszu remontowego

Jak działa fundusz remontowy w spółdzielni mieszkaniowej?

Spółdzielnia mieszkaniowa ma obowiązek tworzyć fundusz na remonty zasobów mieszkaniowych, a odpisy na ten fundusz obciążają koszty gospodarki zasobami mieszkaniowymi (GZM). Obowiązek wynika z art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych, co przypomina artykuł o funduszu remontowym i opłatach eksploatacyjnych w czasopiśmie Mieszkanie i Wspólnota.

Wpłaty na fundusz nie dotyczą wyłącznie członków spółdzielni. Obowiązek obejmuje także właścicieli lokali niebędących członkami oraz osoby niebędące członkami, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali.

Wysokość odpisów spółdzielnia powinna wiązać z przewidywanymi, realnie obliczonymi kosztami remontu zaplanowanego na określony termin dla konkretnego budynku lub lokalu. Ten sam materiał zaznacza, że fundusz w praktyce często wykazuje nadpłatę albo niedopłatę. Dla księgowości oznacza to, że trzeba znać saldo każdej nieruchomości, a nie tylko łączną kwotę funduszu całej spółdzielni.

Powiązane zagadnienia omawiamy w tekstach jak powinien być naliczany fundusz remontowy oraz odpisy na fundusz remontowy.

Na jakim koncie księguje się fundusz remontowy?

W księgach spółdzielni fundusz remontowy ujmuje się na koncie 85-1 „Fundusz remontowy”, prowadząc odrębną ewidencję wpływów i wydatków dla każdej nieruchomości. Takie rozwiązanie wskazuje opracowanie o zakupach z funduszu remontowego w spółdzielni mieszkaniowej z Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno-Finansowych (2016 r.), powołując się na art. 4 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, który zobowiązuje zarząd do prowadzenia takiej ewidencji osobno dla każdej nieruchomości. Przed wdrożeniem schematu sprawdź aktualne brzmienie przepisów.

Nieruchomość oznacza tu budynek lub zespół budynków, które da się wyodrębnić organizacyjnie, funkcyjnie i księgowo. Ewidencja każdej nieruchomości ma obejmować wszystkie wpływy i wydatki funduszu. W praktyce zapewnia się to analityką do konta 85-1, czyli osobnym kontem analitycznym dla każdego budynku lub zespołu budynków.

Spółdzielnia prowadzi pełną księgowość według zakładowego planu kont (ZPK), a fundusz remontowy należy do funduszy specjalnych. W strukturze pasywów występują obok niego m.in. fundusz udziałowy i zasobowy, co porządkuje przewodnik po księgowości spółdzielni mieszkaniowej. Ostateczny symbol konta i zakres analityki określa ZPK, więc w konkretnej spółdzielni numer może różnić się od 85-1.

Jakie zapisy księgowe stosuje się przy funduszu remontowym?

Schemat sprowadza się do dwóch kierunków: przypis opłat na fundusz księguje się na Ma konta 85-1, a wykorzystanie środków na remonty na Wn tego konta. Tabela zbiera typowe zapisy; symbole kont rozrachunkowych z zespołu 2 zależą od zakładowego planu kont.

Pozycja z kontem 53 dotyczy robót, których koszty spółdzielnia zbiera najpierw jako koszty działalności pomocniczej, a potem przenosi na fundusz. Przebieg zapisów zależy też od sposobu ewidencji kosztów w danej spółdzielni, dlatego przyjęty wariant trzeba opisać w polityce rachunkowości.

Odpisy na fundusz z mocy ustawy obciążają koszty GZM. To, czy przypis przechodzi przez konta kosztów i przychodów gospodarki zasobami mieszkaniowymi, czy trafia na konto 85-1 bezpośrednio z rozrachunków, rozstrzyga zakładowy plan kont. Tabela pokazuje wariant uproszczony i nie zastępuje zasad przyjętych w konkretnej spółdzielni.

Jak rozliczać wydatki z funduszu remontowego na poszczególne budynki?

Każdy wydatek z funduszu trzeba przypisać do analityki tej nieruchomości, której dotyczy remont; dopiero wtedy saldo pokazuje, ile środków budynek ma do dyspozycji albo ile mu brakuje. Wynika to z obowiązku prowadzenia ewidencji wpływów i wydatków funduszu osobno dla każdej nieruchomości.

W praktyce pomaga konsekwentny opis dokumentów. Poradnik o księgowaniu funduszu we wspólnocie radzi opisywać każdą wpłatę datą, nazwiskiem, numerem lokalu i tytułem „zaliczka na fundusz remontowy”, a każdą fakturę zakresem prac i adresem robót. W spółdzielni taki opis ułatwia przypisanie faktury do budynku i do konkretnego zadania z planu remontów, a także oddzielenie wydatków remontowych od bieżących kosztów utrzymania nieruchomości.

Zakres prac finansowanych ze środków funduszu omawiamy w artykule jakie wydatki z funduszu remontowego.

Jak zaksięgować odszkodowanie za zniszczony element budynku?

Odszkodowanie z polisy, które pokrywa część kosztu remontu finansowanego z funduszu, wymaga świadomej decyzji co do ujęcia. Jeśli spółdzielnia zaksięguje je standardowo jako pozostałe przychody operacyjne, cały koszt remontu nadal obciąży fundusz remontowy, a środki funduszu odpowiadające kwocie odszkodowania nie będą mogły sfinansować kolejnych remontów.

Ten dylemat opisuje pytanie o zaksięgowanie odszkodowania na funduszu remontowym dotyczące wymiany spalonego dźwigu osobowego. Spółdzielnia proponuje w nim rozliczyć całą operację przez fundusz jako koszt nowej windy pomniejszony o środki z ubezpieczenia. Niezależnie od wybranego rozwiązania zapisz je w polityce rachunkowości, a w wątpliwych przypadkach skonsultuj z biegłym rewidentem lub doradcą podatkowym.

Czy fundusz remontowy jest opłatą eksploatacyjną?

Przepisy opisują te pozycje osobno: fundusz remontowy spółdzielnia tworzy na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, a obowiązek pokrywania kosztów eksploatacji i utrzymania nieruchomości wynika z art. 4 tej ustawy. W księgach środki na fundusz trzeba więc oddzielić od opłat eksploatacyjnych, nawet jeśli mieszkaniec płaci je jednym przelewem.

Ustawa nie definiuje opłat eksploatacyjnych. W literaturze przyjmuje się, że to całokształt płatności związanych z eksploatacją i utrzymaniem lokali, nieruchomości wspólnych oraz nieruchomości stanowiących mienie spółdzielni. Należą do nich m.in. koszty administracji ogólnej spółdzielni, np. wynagrodzenia zatrudnionych pracowników. Obowiązek udziału w tych kosztach dotyczy wszystkich lokali w zasobach, zarówno mieszkalnych, jak i użytkowych.

Jak pokazać fundusz remontowy w sprawozdaniu finansowym?

Stan funduszu na dzień bilansowy wynika z salda konta 85-1: saldo po stronie Ma oznacza niewykorzystane środki, a saldo po stronie Wn, że wydatki przekroczyły wpływy. Ponieważ ewidencja jest prowadzona dla każdej nieruchomości, takie saldo da się ustalić osobno dla każdego budynku.

Fundusz remontowy jako fundusz specjalny trafia do rocznego sprawozdania finansowego spółdzielni, sporządzanego jako e-Sprawozdanie. Wśród obowiązków sprawozdawczych i podatkowych spółdzielni wymienia się również raportowanie JPK_CIT i JPK_KR, więc zapisy na koncie funduszu muszą być kompletne i spójne z resztą ksiąg. Odrębna analityka ułatwia też udostępnianie członkom informacji o stanie funduszu ich budynku.

Czym różni się fundusz remontowy w spółdzielni i we wspólnocie mieszkaniowej?

Podstawowa różnica dotyczy podstawy prawnej: w spółdzielni fundusz jest obowiązkowy z mocy ustawy, a we wspólnocie powstaje tylko wtedy, gdy właściciele lokali podejmą uchwałę. Wspólnota opiera się przy tym na art. 13 i 14 ustawy o własności lokali, co opisuje poradnik o przepisach i rozliczeniu funduszu we wspólnocie.

Jak rozliczyć wpłaty na fundusz remontowy wspólnoty mieszkaniowej?

We wspólnocie wpłaty na fundusz rozlicza się w rocznym sprawozdaniu finansowym, które sporządza zarząd, a zatwierdzają właściciele w drodze uchwały, jak wyjaśnia poradnik o prowadzeniu i rozliczaniu funduszu we wspólnocie. Nadwyżka po zakończonym remoncie zwykle przechodzi na kolejny rok rozliczeniowy, a niedobór pokrywają właściciele dopłatą. Przy sprzedaży lokalu wpłacone środki pozostają majątkiem wspólnoty i nie wracają do byłego właściciela.

Czy fundusz remontowy jest przychodem wspólnoty mieszkaniowej?

Tak, wpłaty na fundusz remontowy stanowią przychód wspólnoty, ale dochód z gospodarki zasobami mieszkaniowymi korzysta ze zwolnienia z podatku CIT. Według tego samego poradnika w budynkach wpisanych do rejestru zabytków wpłaty na fundusz remontowy wspólnoty można odliczyć od podatku PIT, o ile spełnione zostaną rygorystyczne wymogi dokumentacyjne.

W spółdzielni odpisy na fundusz obciążają koszty GZM, a zwolnienie dochodów z GZM z CIT to jedno z zagadnień, które spółdzielnia uwzględnia w rozliczeniach podatkowych. Warunki zwolnienia w konkretnej sytuacji trzeba sprawdzić w aktualnych przepisach.

Najczęstsze błędy w księgowaniu funduszu remontowego

Większość problemów wynika z braku rozdzielenia środków: między budynkami, między remontami a kosztami bieżącymi oraz między funduszem a opłatami eksploatacyjnymi.

• Jedno konto funduszu dla całej spółdzielni bez analityki dla poszczególnych nieruchomości, przez co nie da się wykazać wpływów i wydatków każdego budynku.
• Ujmowanie wydatków remontowych w bieżących kosztach utrzymania, co zaniża wykorzystanie funduszu i zawyża koszty eksploatacji.
• Łączenie wpłat na fundusz z opłatami eksploatacyjnymi na jednym koncie przychodów lub rozrachunków bez wyodrębnienia.
• Ustalanie odpisów bez powiązania z planowanymi kosztami remontów konkretnych budynków.
• Faktury bez opisu zakresu prac i adresu robót, których nie da się jednoznacznie przypisać do nieruchomości.
• Odszkodowania i inne nietypowe wpływy księgowane bez przyjętej zasady, co zmienia realny stan środków na remonty.

Lista kontrolna: jak ustawić ewidencję funduszu remontowego

1. Sprawdź w zakładowym planie kont symbol konta funduszu remontowego (np. 85-1) i załóż analitykę dla każdej nieruchomości.
2. Określ w polityce rachunkowości, czy przypis odpisów przechodzi przez konta kosztów i przychodów GZM, czy trafia na fundusz bezpośrednio z rozrachunków.
3. Powiąż wysokość odpisów z planem remontów i przewidywanymi kosztami prac w danym budynku.
4. Przypisuj każdą wpłatę do lokalu i nieruchomości, a każdą fakturę do budynku i konkretnego zadania remontowego.
5. Ustal sposób ujęcia robót własnych (konto 53), zużycia materiałów (konto 31) oraz odszkodowań.
6. Na koniec roku ustal saldo funduszu dla każdej nieruchomości i wykaż nadpłatę lub niedopłatę w sprawozdaniu.

Jeśli interesuje Cię zarządzanie wspólnym budynkiem od strony mieszkańców, zajrzyj także na stronę wspolnydom-wilga.